En el mes de abril de 2018, el Pleno del Congreso de la República aprobó por unanimidad el fortalecimiento del sistema de inspección del trabajo, con la finalidad de unificar esta supervisión a cargo exclusivamente de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral - SUNAFIL.
Se trata de un proyecto de ley presentado por el Poder Ejecutivo, destinado a armonizar la actividad inspectora en la línea de promover el cumplimiento y promoción de la normativa laboral que se tiene como política de Estado.
En ese marco, podemos preguntarnos, ¿los empleadores se encuentran familiarizados con una fiscalización laboral dentro del centro de trabajo? Hay que tener en cuenta también, que ante una omisión o incumplimiento de obligaciones laborales, dichos problemas -en la actualidad- es más común ventilarlos a nivel de una inspección laboral que ante un proceso judicial, por la celeridad en que estos se solucionan.
La Inspección de Trabajo, tiene como finalidad vigilar el cumplimiento de las normas laborales y de la seguridad social, y de exigir las responsabilidades administrativas que procedan, en caso de omisión o incumplimiento; por lo que, es importante tener en cuenta, que una Inspección de Trabajo puede traer consecuencias no deseadas, como multas o incluso ordenar la paralización inmediata del centro de trabajo en caso de concurrir riesgo grave para los trabajadores.
Para ello, ante la visita de un Inspector de Trabajo, ésta debe ser comunicada inmediatamente al responsable de Recursos Humanos o quien haga las veces. Recomendamos, que cada empresa elabore un protocolo o procedimiento de atención, para que los Inspectores sean atendidos por el personal más capacitado y en forma rápida, debido que una espera por más de 10 minutos implica la comisión de una infracción.
Una vez ello, se debe solicitar la identificación del Inspector y la orden de visita inspectiva; asimismo, se debe coordinar con el Inspector, la entrega de toda la información y documentación que requiera, para absolver sus interrogantes y aclarar sus dudas. Es preferible, acompañar en todo momento al Inspector.
En ese sentido, no podemos obstaculizar el ingreso del Inspector de Trabajo, ya que ellos tienen facultad para ingresar al centro de trabajo sin previo aviso, incluso requiriendo apoyo de la fuerza pública. Hay que tener en cuenta, que durante su permanencia, el Inspector puede hacer consultas o interrogar a los trabajadores de la empresa.
Asimismo, podría solicitar los libros, registros, programas informáticos y archivos en soporte magnético, declaraciones oficiales y contabilidad, documentos del Seguro Social; planillas y boletas de pago de remuneraciones; documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales; declaración jurada del Impuesto a la Renta y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección.
Del mismo modo, obtener copias y extractos de los documentos para anexarlos al expediente administrativo; así como, requerir la presentación de dicha documentación en las oficinas de la SUNAFIL, en una comparecencia.
Podría tomar o sacar muestras de sustancias y materiales utilizados o manipulados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, vídeos, grabación de imágenes, levantar croquis y planos, siempre que se notifique al sujeto inspeccionado o a su representante.
Sin embargo, conforme a la Ley General de Inspección, el Inspector de Trabajo se encuentra impedido de divulgar, aun después de haber dejado el servicio, la información, procedimientos, libros, documentación, datos o antecedentes conocidos con ocasión de las actividades inspectivas así como los secretos comerciales, de fabricación o métodos de producción que puedan conocerse en el desempeño de las funciones inspectoras.
Al finalizar la diligencia, el Inspector debe elaborar un acta y el empleador tiene derecho a dejar constancia de sus observaciones, con la intención de que en un futuro pueda utilizarla para efectuar sus descargos, denunciar alguna irregularidad o la nulidad de la inspección.
Por todo ello, consideramos que la etapa de la Inspección Laboral, es muy importante que el Empleador participe activamente, absolviendo las interrogantes, esclareciendo las dudas y dejando constancia de las irregularidades, ya que de lo contrario, si el Inspector detecta alguna omisión o incumplimiento, lo verificado y registrado en el acta se tendrá por cierto.
Consecuentemente, habiéndose dejado constancia y verificado una omisión o incumplimiento de índole laboral por parte del Inspector de Trabajo, éste elaborará un Acta de Infracción y se iniciará el procedimiento sancionador; por lo cual, para evitar o reducir las contingencias de la empresa en materia laboral, recomendamos lo siguiente:
1.Elaborar un procedimiento o flujo de atención en caso de la visita de un Inspector de Trabajo, para que desde el área de recepción o quien haga las veces, sepan de antemano como actuar y a quien llamar.
2.Efectuar auditorias laborales preventivas en forma periódicas, para identificar los posibles incumplimientos u omisiones, generando oportunidades de mejora en favor de la empresa.
Teniendo una actitud preventiva e implementando las anteriores recomendaciones, logrará que la empresa pueda afrontar en forma exitosa la visita de un Inspector de Trabajo y reducir considerablemente las contingencias o consecuencias no deseadas, que ello podría acarrear.
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